知ってると役に立つ！テレワークの工夫！vol.３～組織・チーム編～
note編集部の大林です。
これまでに
「テレワークの工夫！vol.１～周辺環境編〜」
「テレワークの工夫！vol.２～コミュニケーション編〜」
をお届けしましたが、今回はvol.３～組織・チーム編～ということで、上司の立場や部下の立場からみた、各自が行っている工夫をご紹介します。
新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、一気に導入が進んだテレワーク。
以下のような工夫をすることで、距離が離れている状況でも組織やチーム内のマネジメントを円滑に行えるようになるかもしれません。ぜひご覧ください。
今回紹介する工夫はテレワークに限らず、仕事をするうえで大切なことです。「そんなの当たり前！」と感じるかもしれませんが、この機会に今一度見直してみると良いかもしれません。
上司側の工夫
①組織の目標や今後の方針をメンバーと共有する
★定期的に部内でビジョンや方向性を示す。
★部内・課内の目標をスケジュールや個人タスクまで落として見える化。
★会社・チームとして何を目指しているのかを明確に示す。
ビジョンや方向性を確認する機会を持つことで、チームの一体感が増し、目標の達成にも近づきます！テレワークが増えた今だからこそ、意識的に確認する機会を設ける必要があるのではないでしょうか？
②メンバーのアサインやサポートを適切に実施する
★各自が抱えている業務量を確認し、調整する。
定例として 1on1ミーティングを実施、進捗状況などを確認する。
★オンラインミーティング時に困っていることはないか、声をかける。
上司は「適切な仕事のアサイン」や、部下へのアドバイスといった「業務サポート」が求められます。上司から声をかけてもらえると、相談しやすい環境となり、結果トラブルの回避にもつながります。テレワークで相手の様子がみえないからこそ、いつも以上に注意する必要があります。また、1on1ミーティングはオンラインの方が会議室を抑える必要がなく実施しやすいというメリットもあります。
③的確に分かりやすく指示をする
★指示を出すときに、5W1Hをはっきりと伝える。
What（何を）、Why（なぜ）、Who（だれに）、When（いつ）
Where（どこで）、How（どのように）が重要！
★文章だけだと分かりにくい場合は画像を使って指示を出す。
上司の指示が的確であるほど、部下は仕事の意図や成果物のイメージがしやすくなります。手戻りや遅延の防止にもつながります。
対面だとその場の空気で伝わるかもしれませんが、文章だと読み取れないこともあると思います。いつも以上に丁寧な指示を心掛けましょう！オンラインミーティング中にもホワイトボード機能を活用すると伝わりやすくなります。またデータとして保存も出来るのでナレッジにもなります。
④レスポンスを早くする
★部下から報告や相談が来た際には、可能な限り早く返信する。
★返信が遅れそうであれば「2時間後に連絡する」「明日あらためて連絡する」などの一言を添えるなど、状況を伝える。
部下は、回答があればすぐに作業に取り掛かれるだけでなく、上司の状況だけでも分かれば、次の仕事にすぐに切り替えることができます！
返信を後回しにすると、オフィスで顔をあわせると思い出したりしますが、テレワークの場合はそのまま忘れてしまう…なんてことにもつながるので、「即レス」を意識してみてください。
部下側の工夫
⑤電話、チャット、WEB会議で相談することを躊躇しない
★ちょっとしたことでも遠慮せずに質問する。
★質問があればチャットで連絡する。
★出社時よりも意識してホウレンソウ（報告連絡相談）を行う。
ちょっとしたことを相談したり、サポートを要請したりするのも同じフロアで顔を合わせていると簡単に行えますが、何をしているかわからないと相談しにくかったりもしますよね。ですが連絡をしなかったことで、作業効率が落ちたり、手戻りが増えることはお互いにメリットはありません。上司も私からの連絡を待っているかも…と思い、遠慮なくしてみましょう！
⑥自身のスケジュールを伝える
★毎朝、その日に行う業務内容を連絡する。
★カレンダーにスケジュールを正確に記入しておく。
それぞれが抱えている業務やその進捗状況を共有することで、業務の抜け漏れに早めに気付くことができるだけでなく、状況に応じてほかの人に業務をパスするなど、チーム内で臨機応変に仕事を進められるようになります。
⑦時間の管理を行う
★何にどれくらいの時間がかかっているのか洗い出す。
★ひとつの作業にかける時間をあらかじめ決めておく。
★取り掛かる作業の順番を意識する。
実行可能なスケジュールを組み立てることが大切です！まず作業のおおまかな内容を書き出し、次にその作業を細かくわけます。そして細かくわけた作業が具体的にどれくらいの時間がかかるか計算してみると良いかもしれません。適切に時間の管理を行い、テレワークでも生産性を上げていきましょう！
テレワークだからこそ、情報共有やコミュニケーションはお互い能動的に行っていく必要があると思います。また、テレワークの場合、休憩時間を取りにくいという悩みもよく聞きます。ランチタイムや休憩は効率よく働くために必要な時間なので、業務の優先度にもよりますが、自分で決めた休憩時間がきたらきちんと休むようにしましょう！
これいいかも…と思うものがあれば、ぜひテレワークに取り入れてみてください！