note編集部の大林です。
前回「知ってると役に立つ！テレワークの工夫！vol.１～周辺環境編〜」をお届けしましたが、今回はvol.２～コミュニケーション編～ということで、社員が行っているテレワーク時のコミュニケーションに関する工夫をご紹介します。
テレワークにおける課題や問題点として、コミュニケーション不足が挙げられます。出社していたときであれば、声をかけて呼び止める、休憩中に雑談をするなどが気軽に出来ていましたが、リモートワークでは相手の状況がわかりにくいため、コミュニケーションをとることを遠慮してしまう人は少なくないようです。
以下のような工夫をすることで少しでも改善できるのではないでしょうか？
ぜひご覧ください。

①いつも以上に密に連絡をとる

★毎朝Web会議（朝会）を行う。
★ミーティングや打ち合わせ、電話などのコミュニケーションを
　社内以上に密に交わすことを意識する。
★チャット機能の活用。
★上司に電話、チャット、Web会議で相談することを躊躇しない。
　文章では伝わりきらないと思ったらためらいなく電話orWeb会議をする。
★１日１時間常時Web会議をつないでおくことで、個々に作業しながら
　何かあれば気軽に質問できるような時間を設ける。
★「1on1ミーティング」で相談しやすい環境をつくる。

チャットやWeb会議を積極的に行っている取り組みが多く寄せられました。Web会議をルーティーン化するなど、意識して機会創出しているのですね！

②作業進捗の視覚化

★業務の状況や予定を積極的に共有する
★クラウドサービスを活用して工程表を管理する

工程管理はテレワークに限らず大切ですが、スケジュールや進捗管理を定期的に行うことで作業効率の向上につながります。情報共有が不足すると、進捗状況の把握だけでなく、サポートの必要性などチーム内での連携がうまくいかなくなる恐れもあるので、注意しましょう！

③画面共有をして照査の実施（Web会議）

★打合せや照査の際に図面を画面共有し、その場で指摘内容を
　ポンチ絵などで共有する。
★印刷した図面だと修正があった場合はメモをして打合せ後に修正するが
　Web会議で確認する場合はその場で修正できるので作業効率がUPする。

設計を行う部署ではテレワークだと図面のチェックに苦労しているという話をよく聞きます。最終チェックでは印刷して直接照査するが、途中段階での確認は画面共有で対応している部署もあるそうです。

④Web会議はできるだけビデオをONにする

★お互いの表情を確認できるようにする。
★相手が話しやすいようにできるだけリアクションを大きくする。

文字だけのやりとりだと、相手の感情が分かりにくいですよね。部署やチームのメンバー全員が画面上に映し出されるのを見ると、親近感やチームワークを感じられます！
カメラをオンにしたくないと思う人もいるかもしれませんが、その場合は、全員が納得するルールを設けたうえで、行うのもひとつの手です！

⑤仕事以外のことを話す

★朝の挨拶時などにチャットで日常を共有する。
★社内Web会議を行う時は最初に雑談からスタートする。
★同期でオンライン飲み会を開催する。
★部や課で定期的にオンライン懇親会を開催する。
★雑談用のチャットグループを作って息抜きする。

オフィスで仕事を行う場合は、気軽に雑談することもありますが、テレワークではなかなかそうもいきません。しかもチャットやWeb会議では仕事の話だけをして終わり…ということもありますよね。孤独感や不安感にもつながりかねないので「雑談」を取り入れていきましょう！

今回の記事は「テレワークの工夫！～コミュニケーション編～」でした！
テレワークではコミュニケーションを取る手段が、出社時よりも限定されます。チームのモチベーションのキープのために、いかに情報共有や交流を円滑に行うか、改めて考えてみても良いかもしれません。
これいいかも…と思うものがあれば、ぜひテレワークに取り入れてみてください！